一、人事档案究竟包含什么内容？有些什么作用？

 

流动人员人事档案是个人信息的储存库，记录着教育经历、工作经历、工作表现和政治思想等内容。人事档案在提供社会事务证明（公证、工龄、职称评审等）、入职入学政审、公检法调查取证等方面应用颇多。

 

对于要办积分、落户的朋友来说，上海要求人事档案应从高中阶段开始，一直填写到现单位。必要的材料包括从高中起（高中毕业生登记表必须有），大学，报到证（上 海非必须），以及每家工作经历（有的可能已经入档，没有的会要求补退工单， 离职证明），职称材料（若有，可以补）。详细如下：

 

正常档案是从小学入学就开始有了，上海落户对档案的要求是高中开始档案材料齐全，档案遗失也是从高中开始补。

1、高中阶段：高中毕业生登记表【必须】、学生（学员、学籍）登记表【必须】、学业水平考试(会考)成绩卡、高考志愿表、高考政审表(诚信诚诺书)、奖励/惩罚(优秀毕业生才)。可能含有入团（入党）申请书、入团（入党）志愿书。

提示：上海要求必须有的是《高中毕业生登记表》和学生（学员、学籍）登记表，补档也是补这2个。

2、大学本（专）科阶段：高校毕业生登记表【必须】、高校学生成绩单（无单独成绩单，成绩应在其他材料中体现）【必须】、授予学士学位决定（通知）（无单独授予学士学位的材料，应在其他材料中体现；若无任何记载，应有加盖学校公章的学位证书复印件）【学士学位必须】、三方就业协议、派遣证（报到证）。可能含有入党申请书、入党志愿书、党员登记表。居转户要求必须有的是、《高校毕业生登记表》和高校学生成绩单。其他非必须。

提示：（1）上海要求必须有的是《高校毕业生登记表》和《高校学生成绩单》，有学士学位还必须有《授予学士学位决定（通知）》，补档也是补这3个。

（2）成人高等教育（电大（开放大学）、成教）、网络教育专升本以及高等教育自学考试独立本科阶段的学历，档案内还应有大学专科学历材料。

3、工作阶段：各工作单位离职证明/上海为退工单/解除劳动关系证明【必须】、转正定级表，可能含有评定专业技术职务申报表（评审职称）、资格考试合格人员登记表（职业资格考试）、事业单位其他考核表。

提示：（1）上海要求必须有：外地后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》以及上海工作期间的全部《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》；

（2）以职称和国家职业资格证书（技师）申报的还必须有《评定专业技术职务申报表》（评审职称）或《资格考试合格人员登记表》（职业资格考试）；

（3）特别注意：外地后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》 上面反映的离职日期不能早于在上海首次规划积分（招工）的日期。

4、其他情况必要材料：

（1）硕士研究生学历：报考硕士学位研究生登记表【必须】、成绩单【必须】、硕士研究生登记表【必须】、授予硕士学位决定（通知）【必须】。

提示：参加硕士研究生单独考试的，还应该有专家推荐表。

（2）博士研究生学历：专家推荐书【必须】、报考博士学位研究生登记表【必须】、成绩单【必须】、博士研究生登记表【必须】、授予学士学位决定（通知）【必须】、授予博士学位决定（通知）【必须】。

（3）国外（含港澳台、国外合作办学）：教育部留学服务中心出具的学历学位认证书原件（盖红章的归档，盖钢印的本人持有无需归档）【必须】、学历学位证书复印件和中文翻译件原件（加盖现单位公章）【必须】、成绩单复印件（加盖现单位公章）【必须】、学历学位证书的中文翻译件原件（必须经过正规翻译机构（公司）翻译）【必须】、成绩单的中文翻译件原件（必须经过正规翻译机构（公司）翻译）【必须】。

提示：学历学位材料一般由学校机要转递，特殊情况下自带的，应密封后加盖学校公章，并提供教育部学信网《教育部学历证书电子注册备案表》（有效期内）或《中国高等教育学历认证报告》。

二、怎么查询人事档案存放地？

 

①户籍所在地公共就业和人才服务机构

②全日制毕业院校

③上海人才网www.shrc.com.cn-人事档案管理服务—档案信息查询（适用居住证积分申请时，已规划调档手续人员）链接：上海居住证积分查询、模拟打分，学历验证、档案核实情况，都可以微信扫码查询！

④原工作单位（适用国有企事业单位和机关离职人员）

档案一般会在以上的一个地方。不知道的档案在哪里的，建议从大学，或者研究生毕业的学校开始查起。若档案还在自己手里，请及时到户籍地人才建立档案，以备需要时调档到上海，上海不接受个人持有的档案。

三、积分、落户，档案不在上海，如何调档到上海？

 

应由人才中心出具“调档函”，本人凭调档函，或委托他人至户籍地人才中心， 通过“机要”方式邮寄至上海。不能自带档案，或者通过快递方式邮寄。 流程如下：

1、办积分、居转户申请时，公司出面到人才中心开具调档函 （备注：办积分，上海一些区是核档，不调档） 提示：调档函是2联，都要送到原档案保管地

2、自己带着身份证原件和复印件将调档函送到原档案保管地，可以找人代交，一般提供身份证复印件即可，交过之后会给你一个《档案转出通知单》

 

3、原档案保管地会将档案通过机要方式寄到上海，一般需要5-10天

提示：档案不能个人寄送，也不能通过普通快递寄送，只能是机要方式（机要方式是邮局寄送文件的一种方式）

4、上海区人才收到档案会检查档案材料是否完整，需要补的会通知你

提示：（1）档案不在上海和户籍地的应先将档案调回户籍地，再从上海人才中心开具调档函。
（2）如果在2015年全国取消档案保管费之前有欠缴的情况，建议送调档函（或调令）时核实下并补缴。

四、人事档案信息发生了变化怎么办？

 

找到了人事档案，它是一成不变的吗？

进修了新学历，跳槽到新单位，通过职（执）业资格考试或评审

人生有了新变化，人事档案里也应该有对应的体现呢。

近些年我们经常会遇到哪些材料必须要归档？怎么归档呢？

1.学历学位材料

 

（1）国内

①一般情况：学校通过机要通信或“邮政EMS标准快递”方式转递。

②特殊情况：学校将密封材料（加盖学校公章）交由个人自带，另提供教育部学信网（www.chsi.com.cn）《教育部学历证书电子注册备案表》（有效期内）或《中国高等教育学历认证报告》。

③特别注明：仅学位材料归档，由学校直接通过机要通信或“邮政EMS标准快递”方式转递。

归档要求：使用EMS方式转递的，应使用专用封套（见图例）并加盖学校骑缝章，封套上注明为归档材料。

 

 

（2）国（境）外

个人自带学历学位认证书原件（教育部留学服务中心出具并加盖红章）、学历学位证书和成绩单复印件（加盖现工作单位公章）及对应中文翻译件原件（正规翻译机构出具）。

2.职称材料

 

（1）通过考试（全国/本市）个人自带《资格考试合格人员登记表》和《介绍信》（工作单位出具）。

（2）通过评审（本市）个人自带《评定申报表》和《介绍信》（工作单位出具）。

（3）特别注明：外省市考评通过的职称评审材料，由职称评审机构通过机要方式转递。

3.（正式）党员材料

 

（1）由党组织直接通过机要方式转递。

（2）党组织派专人携带《介绍信》、经办人有效证件，将密封材料（党委、总支加盖骑缝章）归档。

（3）特别注明：预备党员材料应在转正后归档。

4.工作材料

 

（1）机关事业单位、国有企业形成材料（任免审批表、同意批复、聘用（劳动）合同、解聘证明、退工证明等），由材料形成单位通过机要方式或派专人转递。

（2）非国有企业等单位形成材料（劳动合同、退工证明、离职证明等）

①一般情况：由单位派专人携带《介绍信》、经办人有效证件归档。

②特殊情况：个人自带，另提供退工备案记录、积分缴纳清单或个税清单等旁证材料（显示工作单位信息）。

五、离职、退工证明材料包括哪些？

 

（1）常见的是《离职证明》，这个一般就是A4纸打印，注明离职人（注明身份证）、公司和具体入职离职时间即可；

（2）正规的是开具《外来从业人员退工备案登记表》（退工单），这个一般是一式三份；
（3）特殊情况（非主动离职：合同到期不续签和辞退），出具解除劳动关系证明材料。
提示：（1）离职、退工证明材料很可能会被下家单位收走，但无论如何要确保人事档案里面要有一份。
（2）政府和事业单位（劳务派遣关系的除外）离职，需要提供本单位或上级主管部门的离职批复（离职批复单位应当与入职批复单位一致）。

六、档案遗失怎么办？

 

上海积分、落户要求必须有档案，且档案应从高中阶段开始完整，因此档案应从高中阶段补齐，具体材料参考上面十三条。
（1）在校期间的档案去所在学校按照要求补齐，若学校不在了，咨询上级主管教育部门；
（2）工作阶段期间的提供各个单位的离职、退工证明。

 

档案注意事项：

1、《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》反应的工作时间不能重叠，尤其是外地后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反映的离职日期不能晚于在上海首次规划积分（招工）的日期；
2、《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反应的工作经历应该与积分缴纳月份对应，好不要以实际工作经历为准，因为不排除个别公司不给你缴纳积分或晚缴多缴积分；
3、档案材料要求是从高中阶段填写，一直填写到现在单位，外地工作期间大多数区只要后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》（居转户要所有的工作经历证明）；
4、职称评选（聘用）后，应及时将职称评选（聘用）后需将职称评选（聘用）材料（专业技术职务任职资格评审表）入档。